○猪苗代町電子計算組織の管理運営に関する規程
平成四年三月三十一日
訓令第四号
目次
第一章 総則(第一条～第五条)
第二章 電算処理(第六条～第十二条)
第三章 データ等の保護管理(第十三条～第十八条)
第四章 個人情報の保護管理(第十九条～第二十三条)
第五章 電子計算機室の管理等(第二十四条～第二十六条)
第六章 端末装置の管理運用(第二十七条～第三十四条)
第七章 補則(第三十五条～第三十八条)
附則
第一章 総則
(目的)
第一条 この規程は、本町の電子計算組織の管理運営に関する基本的な事項を定め、行政の近代化と効率化を推進するとともに、情報の保護管理の適正化を図り、もって住民福祉の向上に寄与することを目的とする。
一 電子計算組織 電子的機器を利用して一連の手順に従って事務を自動的に処理する組織をいう。
二 個人情報 個人情報の保護管理に関する条例第二条に規定する個人情報をいう。
三 電算処理 電子計算組織に情報を記憶させ、定められた基準に従いデータを処理することをいう。
四 端末装置 電子計算組織と通信回路により接続されているデータの入出力機器をいう。
五 記憶媒体 情報が電子的に記録されている磁気テープ、磁気ディスク、フロッピィディスク等をいう。
六 データ 電子計算組織に係る入出力帳票又は記録媒体に記録されている情報をいう。
七 パスワード 端末装置を操作することができる者であることを証明する識別符号(暗証番号)をいう。
八 システム 電子計算組織を利用して事務処理を行うために必要な技法及び手続きの総体的な体系をいう。
九 プログラム 電子計算組織を活用し、定められた一連の作業を指令するための手順を精密に記述したものをいう。
十 磁気ファイル 記憶媒体に記録されているデータ及びプログラムをいう。
十一 ドキュメント システム設計、プログラム作成及びシステム運用に関する記録及び文書をいう。
十二 オンラインシステム 電子計算組織と端末装置とを通信回線等で直結したシステムをいう。
十三 適用業務 電子計算機室が所管する電子計算組織により処理する事務をいう。
十四 業務主管課 電算処理の適用業務を所掌する課及び室等をいう。
十五 利用課 他の業務主管課の所管業務に係る磁気ファイルを利用する課及び室等をいう。
(管理運営の基本)
第三条 電子計算組織を管理運営するに当たっては、行政の近代化と効率化を図り、住民の福祉の増進に努めるとともに、住民の基本的人権を尊重し、住民の個人的秘密を保護するように配慮しなければならない。
(情報化推進委員会)
第四条 本町における情報通信技術の効率的な利用の推進及び電子計算組織の適正な運営を図るため、猪苗代町情報化推進委員会(以下「委員会」という。)を置く。
2 委員会は、委員長及び委員をもって組織する。
3 委員長は副町長とし、委員会を代表し、会務を総理する。
4 委員長に事故があるときは、あらかじめ委員長が指名する委員がその職務を代理する。
5 委員は、教育長、町長事務部局の課長、室長並びに議会事務局長、農業委員会事務局長及び教育委員会事務局の課長をもってこれに充てるほか町長が職員の中から任命する。
6 委員会は、専門的事項を調査審議するため、部会を設けることができる。
7 部会の組織及び運営に関し必要な事項は、委員長が定める。
8 委員会の庶務は、総務課において処理する。
(委員会の所掌事項)
第五条 委員会は、次に掲げる事務を所掌する。
一 情報化計画の策定に関すること。
二 情報施策の推進に関すること。
三 電子計算組織の管理運営に係る基本的事項に関すること。
四 電子計算組織の適用業務に関すること。
五 前各号に掲げるもののほか、委員長が必要と認める事項
第二章 電算処理
(電算処理の要件)
第六条 適用業務として電算処理を行うことができる事務は、次の各号の一に該当するものでなければならない。
一 住民福祉の向上を図ることができるもの
二 労働の軽減を図ることができるもの
三 経費の節減を図ることができるもの
四 事務処理の効率化を図ることができるもの
五 行政水準の向上を図ることができるもの
(電算処理の範囲)
第七条 本町の電算組織によって処理することができる事務の範囲は、次の各号に掲げるとおりとする。
一 町の機関が所掌する事務
二 公益を目的とする団体の事務で、町民の福祉の増進に寄与しかつ、町民の基本的人権を侵害するおそれがないと町長が特に認めるもの
(電算処理の区分)
第八条 電算処理の区分は、次の各号に定めるところによる。
一 定例処理 定期的、継続的に業務を処理するもの
二 新規処理 新たに電算組織を利用して業務を処理使用とするもの
三 変更処理 定例処理のシステム及びプログラムを修正又は変更して業務を処理するもの
四 臨時処理 定例処理のデータを使用して、臨時的に業務を処理するもの
(電算処理の年間計画)
第九条 総務課長は、翌年度に処理する業務の年間計画書(第一号様式)を毎年二月末日までに作成し、各課等の長へ通知するものとする。
2 総務課長は、前項に規定する計画書の作成に当たっては、あらかじめ委員会に協議しなければならない。
(新規処理の手続)
第十条 新たに電子計算組織を利用して所掌する業務を処理しようとする各課等の長は、次に定める期日までに、電算処理依頼書(第二号様式)を総務課長に提出しなければならない。
一 新たに予算措置を必要とするものについては、処理を開始する前年度の九月末日まで
二 予算措置は必要としないが前条に定める年間計画書に登載のないものについては、システム開発期間、処理期間を考慮し、処理を希望する六ケ月前まで
2 総務課長は、前項の依頼書を受理したときは、速やかに必要な資料を添えて、委員会に諮り、その意見を聞くものとする。
(変更処理の手続)
第十一条 既に電算処理を実施している業務で、制度の改正又は事務改善のため、処理システムの一部変更又は臨時処理が必要となった各課等の長は、次の各号に定める区分により当該期日までに電算処理依頼書を総務課長に提出しなければならない。
一 変更処理 処理開始日の三ケ月前まで
二 臨時処理
ア プログラムの新規作成、データの一部作成が必要なものは処理開始日の三ケ月前まで
イ 既存のプログラムを一部修正して処理できるものは、処理開始日のニケ月前まで
ウ 既存のプログラムで処理できるものは、処理開始日の二週間前まで
(データ使用の承認)
第十二条 他の業務主管課の管理に係る磁気ファイルを利用して新規処理、変更処理又は臨時処理を行おうとする各課等の長は、あらかじめその利用について、当該業務主管課の長の承認を得なければならない。
第三章 データの保護管理
(データ総括保護管理者等)
第十三条 電算処理に係るデータの保護管理に関する事務を統轄管理するため、データ総括保護管理者(以下「総括保護管理者」という。)を置き、副町長をもってこれに充てる。
2 総括保護管理者の事務の一部を執り行わせるため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、業務主管課の長をもってこれに充てる。
(総括保護管理者の職務)
第十四条 総括保護管理者は、電算処理に係るデータの保護に関する総合的な管理事務を所掌するものとする。
2 総括保護管理者は、電算処理に係る個人データの管理状況について、随時調査を行い個人情報が的確に管理されるよう指導監督するものとする。
(データの保護管理)
第十五条 保護管理者は、電算処理にかかるデータの保護管理に当たり、漏えい、改ざん、滅失、き損、盗用その他の事故を防止するため、適切な措置を講じなければならない。
2 各課等の長は、個人の権利を侵すおそれのあるもので、かつ、不用となったデータは、焼却、裁断その他の方法により処分しなければならない。
3 各課等の長は、データの保護管理について事故が発生した場合総括保護管理者に報告するとともに、速やかに必要な措置を講じなければならない。
(入出力帳票及び記憶媒体の管理)
第十六条 入出力帳票の管理は、業務主管課の長が行い、記憶媒体の管理は、総務課長が行う。
2 総務課長及び業務主管課の長は、入出力帳票及び記憶媒体の受払い及び保管に関する必要な事項を台帳等の文書に記録しなければならない。
3 総務課長は、入出力帳票及び記憶媒体の授受に際し、必要な確認措置を講ずるとともに、処理後は直ちに業務主管課の長へ返却所定の場所への格納又は廃棄の措置を講じなければならない。
4 業務主管課の長及び利用課の長は、個人情報に係る入出力帳票を所定の場所に保管する等適正に管理するとともに、不用となった入出力帳票は、焼却又は裁断の方法によって処分しなければならない。
(磁気ファイルの管理)
第十七条 磁気ファイルは、その履歴を台帳(第三号様式)に記録し、所定の場所に保管する等適正に管理しなければならない。
2 総務課長は、磁気ファイルのうちマスターファイル等の重要なものについては、その復元に備える措置を講ずるとともに、特に重要なものは予備ファイルを作成し、耐火金庫に保管する等保護の重要度に応じた厳正な管理に努めなければならない。
3 磁気ファイルの保管場所からの入出庫は、電子計算機担当職員が行う。
(ドキュメントの管理)
第十八条 総務課長は、システム設計書、プログラム仕様書、コード表等電算処理に必要なドキュメントを整理し、所定の場所に保管する等適正に管理しなければならない。
2 ドキュメントを外部に持ち出し、または複写しようとするものは、総務課長の承認を受けなければならない。
第四章 個人情報の保護管理
(職員の責務)
第十九条 職員は、電算処理に係る個人情報の保護の重要性を認識し、個人情報の電算処理を遂行するに当たっては、法令の規定を遵守するとともに、職務上知り得た個人情報を漏らしてはならない。その職務を退いた後も同様とする。
(個人情報の外部提供の制限)
第二十条 個人情報は、外部に提供してはならない。ただし、住民福祉の向上に寄与する目的で、個人情報の保護が完全に図られ、かつ、提供するデータの内容、使用目的、提供方法、管理方法等が明確なもので、町長が特に認める場合には、この限りでない。
2 前項ただし書きの規定により個人情報を外部に提供しようとするとき(法令に定めのある場合を除く。)は、業務主管課の長又は利用課の長は、当該提供について委員会に協議し、その意見を付して町長の決裁を受けなければならない。
この場合において、提供しようとする者が利用課の長であるときは、あらかじめ当該個人情報を所管する業務主管課の長の承認を得なければならない。
(委託する場合の協議)
第二十一条 総務課長及び業務主管課の長は、個人情報の処理に係るシステムの開発の全部若しくは一部又は維持管理の一部を外部に委託しようとするときは、個人情報の保護に関する措置について、あらかじめ委員会の承認を受けるものとする。
2 外部の電子計算組織により個人情報の処理に関する事務を処理しようとする各課等の長は、その内容についてあらかじめ委員会に協議するものとする。
(個人情報の正確性の確保)
第二十二条 総務課長及び業務主管課の長は、常に個人情報の正確性の確保に努めなければならない。
(個人情報の訂正)
第二十三条 業務主管課の長は、個人情報の記録内容について、町民から訂正の申し出を受けたとき又は次項に規定する通知を受けたときは、当該個人情報の記録内容を正確なものに訂正する等適切な措置を講じなければならない。
2 利用課の長は、その事務の遂行に当たって個人情報の誤りを発見したときは、速やかにその内容を当該個人情報を所管する業務主管課の長に通知するものとする。
第五章 電子計算機室の管理等
(入退室の管理)
第二十四条 総務課長は、電子計算機室及び磁気ファイル保管施設への部外者の立ち入りの許可、入退室の記録(第四号様式)、職員による立会い等について、必要な措置を講じなければならない。
(電子計算機の操作)
第二十五条 電子計算機の操作は、総務課長の指示又は承認を受けたものが複数で行うものとする。
(保安措置)
第二十六条 総務課長は、火災等の災害又は盗難等の事故に備えて電子計算機室及び磁気ファイル保管施設に必要な保安措置を講じなければならない。
2 総務課長は、電子計算機室又は磁気ファイル保管施設に災害又は事故が発生したときは、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、当該施設及び磁気ファイルの復旧のための措置を講じなければならない。
第六章 端末装置の管理運用
(端末装置の管理)
第二十七条 端末装置の適正な管理運用を行うため、端末装置を設置する課等に端末装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、設置する各課等の長をもってこれに充てる。
2 管理責任者は、次の各号に定める事務を行うものとする。
一 端末装置に係る入出力情報の管理
二 端末装置の操作員の指名
三 その他端末装置の管理等に関し、必要と認められる事項
3 管理責任者は、端末装置に事故が発生したときは、速やかに総務課長に連絡するとともに復旧のために必要な措置を講じなければならない。
(使用責任者の設置)
第二十八条 管理責任者は、端末装置の合理的な運用を図るため、使用責任者を置き、次の各号に掲げる事務を行うものとする。
一 端末装置の起動及び停止の確認に関すること。
二 端末装置の操作及び安全の管理に関すること。
三 その他管理責任者が特に指定する事項
(端末機の操作)
第二十九条 端末機の操作は、暗号(以下「パスワード」という。)を登録された職員(以下「端末装置取扱者」という。)が行う。ただし、管理責任者が特に必要と認めたときは、端末装置取扱者以外の者にあらかじめ登録されている番号を一時的に付与して操作をさせることができる。
2 端末装置取扱者は、所管する業務に必要な場合にのみ端末装置を操作するものとし、みだりにこれを操作してはならない。
3 端末装置取扱者は、端末装置の操作等により知り得た情報を慎重に取り扱い、情報の機密を厳重に守らなければならない。
4 端末装置取扱者は、端末装置の使用に際し知り得たパスワードをみだりに他に漏らしてはならない。
(端末装置の運用時間)
第三十条 オンラインシステムにおける端末装置の運用時間は、午前八時三十分から午後五時十五分までとする。
(操作時間)
第三十一条 端末装置取扱者が、端末装置を操作する時間は、四十五分操作十五分休息を一サイクルとし、一日三サイクルを基本とし四サイクルを上限とする。
(環境の整備)
第三十二条 管理責任者は、端末装置の操作作業域における照明、湿温度、騒音その他の環境について、常に端末装置の操作に支障のない状態に維持するよう努めなければならない。
(端末装置の操作指導)
第三十三条 管理責任者は、端末装置取扱者に対し操作及び利用について必要な指導を行うものとし、必要があるときは、総務課と協議して行うものとする。
(端末装置の活用)
第三十四条 各課等の長は、端末装置をオンライン処理以外に活用しようとするときは、端末装置使用記録簿(第八号様式)に記入して使用するとともに、システムを外部に委託して開発するときは、あらかじめ総務課長に協議するものとする。
2 総務課長は、必要に応じ端末装置の利用状況の報告を、管理責任者に求めることができる。
第七章 補則
(他の執行機関の利用)
第三十五条 町長は、町長部局以外の執行機関に電子計算組織を利用させることができるものとする。この場合における利用の手続等は町長部局の業務主管課及び利用課の例によるものとする。
(経費の負担)
第三十六条 適用業務に係るシステム開発及び維持管理に要する経費は、当該適用業務を所掌する業務主管課において負担するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、財政担当課長が業務主管課において負担することが適当でないと認める経費は、総務課において負担するものとする。
(指導研修)
第三十七条 当分の間、電子計算組織により事務を処理するために必要な端末装置取扱者の指導研修は、総務課において所掌するものとする。
(その他の必要な事項)
第三十八条 この訓令に定めるもののほか、電子計算組織の管理運営について必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成四年四月一日から施行する。
附則(平成四年九月三〇日訓令第一七号)
この訓令は、平成四年十二月一日から施行する。
附則(平成九年三月二八日訓令第六号)
この訓令は、平成九年四月一日から施行する。
附則(平成一六年三月三〇日訓令第二号)
この訓令は、平成十六年四月一日から施行する。
附則(平成一七年二月一三日訓令第一号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成一九年二月二〇日訓令第一号)
この訓令は、平成十九年四月一日から施行する。
