○猪苗代町戸籍総合システムに係るデータ保護管理規則
平成二十一年十一月二十四日
規則第二十四号
(目的)
第一条 この規則は、戸籍法施行規則(昭和二十二年司法省令第九十四号)第六十八条の二の規定に基づき、本町における戸籍総合システムに係る戸籍データの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の適正な管理運営を図ることを目的とする。
一 戸籍総合システム 現在戸籍、除かれた戸籍、改製原戸籍及び附票の調製、記録並びに管理、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行う電子情報処理機及び記録媒体で構成され、これら全体で業務処理を行う仕組みをいう。
二 戸籍データ 戸籍総合システムで扱われる入出力データをいう。
三 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
四 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
五 ドキュメント システム設計書・プログラム設計書・操作設計書その他戸籍総合システムに関する仕様書をいう。
六 端末装置 戸籍総合システムと接続した戸籍データ入出力装置をいう。
(事務処理の基本方針)
第三条 戸籍総合システムによる事務処理にあたっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に努めなければならない。
(事務処理の範囲)
第四条 戸籍総合システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和二十二年法律第二百二十四号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受附帳の調製、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票、人口動態統計調査票の戸籍関連事務とする。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第五条 町長は、戸籍総合システムの適正な運用及び戸籍データ保護について総括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、当該保護管理者に町民生活課長の職にある者をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第六条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍総合システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告するとともに復旧のために必要な措置を講じなければならない。
(端末装置取扱管理責任者)
第七条 保護管理者は、端末装置の適正な管理を図るため、端末装置取扱管理責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、当該取扱責任者に町民生活課町民係長の職にある者をもって充てる。
(取扱責任者の職務)
第八条 取扱責任者は、戸籍データの漏えい、滅失、損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 取扱責任者は、戸籍総合システムの処理が可能な端末装置を来庁者から内容が読み取れない位置に配置しなければならない。
3 取扱責任者は、戸籍データが不要となった時点で、速やかに裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
4 取扱責任者は、戸籍データを法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(記録媒体の保管及び処理)
第九条 取扱責任者は、記録媒体を次に掲げる適正な方法により管理しなければならない。
一 記録媒体は、施錠ができる書庫に保存する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
二 記録媒体の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を記録媒体受払管理台帳に記録しておくこと。
三 記録媒体を破棄する時は、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第十条 取扱責任者は、出力帳票を次に掲げる適正な方法により管理しなければならない。
一 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができる書庫に保管し安全を確保するとともに、作成期日等必要な事項を出力管理台帳に記録しておくこと。
二 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第十一条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄をする時には、保護管理者の承認を受け、外部に情報が漏れないように適切に処理しなければならない。
(パスワードの管理)
第十二条 保護管理者は、戸籍総合システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期的に又は随時、パスワードの更新を行う等、厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第一項に規定する業務処理範囲を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第十三条 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項について報告させ、常に戸籍総合システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
一 パスワードの使用状況
二 端末装置の管理状況
三 戸籍データの取扱状況
四 その他戸籍総合システムの運用に関すること。
(端末装置の操作)
第十四条 端末装置は、取扱職員以外の者が操作してはならない。
2 端末装置の操作は、戸籍業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
3 戸籍データは、戸籍業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の管理)
第十五条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表で定めるとおり戸籍総合システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第十六条 保護管理者は、取扱職員に対し、戸籍データの重要性及び個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための研修並びに戸籍総合システムの操作方法及び事故発生時における必要な措置についての教育訓練を実施しなければならない。
2 前項の研修並びに教育訓練は、新任の取扱職員については、着任後できる限り早い時期に実施しなければならない。
(その他)
第十七条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。
附則
この規則は、戸籍法第百十八条第一項の規定に基づく法務大臣の指定を受けた日から施行する。
附則(平成二五年三月二五日規則第一号)
この規則は、平成二十五年四月一日から施行する。
別表(第15条関係)
機器及びソフト等 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバー | 保護管理者 | ・施錠できる保管室に設置 ・保管室の鍵の管理 | サーバーは施錠できる保管室に設置し、保護管理者が指定した職員がその鍵を管理する。 サーバーの起動は、保護管理者が指定した取扱職員が行う。 |
戸籍用端末装置 | 保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | 端末装置は、保護管理者が指定した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストを定期的に作成し、そのリストを施錠できる書庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠できる書庫 | バックアップ記録リストを定期的に作成し、そのリストを施錠できる書庫で管理する。 |
「戸籍総合システム」のプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置を講じる。 |